Hybrid tagen im Hotelpark Stadtbrauerei in Arnstadt

Veränderungen sollte man begrüßen und genau das ist das Motto im Tagungshotel Stadtbrauerei in Arnstadt.
Manchmal möchte man an einer Veranstaltung teilnehmen, findet aber nicht genügend Zeit, um auch die An- und Abreise zu planen. Bei uns finden Veranstaltungsplaner dafür ab sofort eine Lösung:

Die hybride Tagung oder das hybride Seminar

„Hybrid“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass Ihre Veranstaltungsteilnehmer sich ganz oder teilweise auch online einwählen können. Eine hybride Veranstaltung ist eine Mischform aus einer realen Präsenztagung und einer virtuellen Teilnahme aus dem Homeoffice oder einem beliebigen Ort auf der Welt. Auch Ihre Vortragenden müssen nicht zwangsläufig vor Ort sein. Der Vortrag kann von jedem beliebigen Ort gehalten werden. Übertragen werden die Videoaufzeichnung des Sprechers und die die Präsentation von seinem Rechner.

Vorteile für den Tagungs- oder Seminarorganisator:

• Mehr Teilnehmer und dadurch eine bessere Reichweite für die zu kommunizierenden Inhalte.
• Wir kümmern uns um die Technik – so schlafen Sie auch vor Ihrer ersten hybriden Tagung ruhig, denn es wird funktionieren, dank unserer Technikexperten.
• Kosteneinsparung durch die Buchung kleinerer Räume (die durch Abstandsregeln ohnehin großzügig ausfallen müssen).
• Die Teilnahme ist trotz möglicher (auch kurzfristiger) Reisebeschränkungen möglich.
• Beste Betreuung für Sie als Organisator oder Tagungsleiter. Beste Verpflegung für die Präsenzteilnehmer.
• Das Image eines zeitgemäßen Veranstalters.

Die Lösung für Ihre hybride Veranstaltung

1. Zunächst stimmen wir Ihre geplantes Format und die angedachte Größenordnung und besonderen Anforderungen mit Ihnen ab.
2. Wir reservieren den realen Veranstaltungsraum und legen den virtuellen Konferenzraum für Sie an. Sie erhalten einen Link, den Sie nur den Teilnehmern kommunizieren sollten (damit Sie keine ungebetenen Zuschauer haben).
3. Je nach Zahl der Präsenzteilnehmer und die Frage, ob diese auch zu sehen und zu hören sein sollten, installieren wir eine oder mehrere Webcams im Saal.
4. Auf Wunsch und gegen Gebühr stellen wir auch den LapTop, über den die Übertragung des Livestreams läuft. Vor der Veranstaltung weisen wir den Tagungsleiter in die Funktionen der Videokonferenz ein. Natürlich können Präsentationen sowohl den virtuellen Teilnehmern als auch den Präsenzteilnehmern gezeigt werden. Sind mehr als ca. 10 Teilnehmer im Raum installieren wir auch Lautsprecher, damit alle die Worte der virtuellen Teilnehmer gut verstehen können.

Welche Teilnehmerzahlen benötigen welche Infrastruktur?

Normalerweise können Gruppen mit 15 Personen mit nur einer  Webcam gut mit dieser kleinen Videokonferenzlösung teilnehmen. Ist nur für den Sprecher eine Webcam notwendig, können bis zu 50 virtuelle Zuhörer teilnehmen. (Für mehr als 30 Präsenzteilnehmer oder mehr als 50 virtuelle Teilnehmer empfehlen wir andere Lösungen).

Für größere Veranstaltungen mit mehreren Sprechern, dem Streamen von Podiumsdiskussionen oder des Streamens von Diskussionsbeiträgen der Teilnehmer bieten wir erweiterte Lösungen und Konzepte mit unserem Partner für Veranstaltungstechnik.

Gut zu wissen- Datenschutz und Sicherheit und sonstiges

• Unsere Videoconference Software ist bei uns im Haus installiert. Unsere Lösung ist ein Open-Source-Projekt, das sehr viel Wert auf Sicherheit und Datenschutz legt. Mit unserem eigenen Server und ein paar Konfigurationen kann eine sehr datenschutzfreundliche Lösung genutzt werden. Außerdem ist die Videokonferenz komplett verschlüsselt.
• Mit dieser einfachen aber sicheren Lösung müssen sich die virtuellen Teilnehmer mit einer Hardware mit Soundkarte einwählen. Es funktionieren PC’s, Tablets oder Smartphone. Die Teilnehmer benötigen nur den Einwahllink und Internetzugang oder können sich auch per Telefon einwählen

Das Leistungsangebot für hybride Veranstaltungen:

• Briefing und Beratung über Ihre Ziele und Anforderungen mit unserem Tagungs- und einem Technikexperten
• Bereitstellung Raum (unter Beachtung der Abstandsregeln), Beamer mit Leinwand oder LED-Screen. Die nötige Anzahl Webcams und die Audiotechnik, auf Wunsch ein LapTop.
• Schnelles W-Lan oder Lan damit eine reibungslose Übertragung gewährleistet ist.
• Verpflegung für die Präsenzteilnehmer: Getränke im Raum, Kaffeepausen mit Snacks, auf Wunsch Mittagessen.