Was ist eigentlich eine Hausmesse?
Eine Hausmesse wird von einem Unternehmen oder einer Organisation, wie…
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Für wirklich große Partys oder Feste mit mehr als 100 Gästen, sollte die Planung ca. 1 Jahr vor dem Event beginnen. Manche Dinge sollten eben recht früh festgelegt werden. Beispielsweise die Location, die Künstler, wie Musiker oder auch DJs und wenn man Wert auf ein Grußwort von prominenten Gästen legt, dann sollte die eigene Party rechtzeitig im Kalender dieser Gäste stehen. Letzteres trifft beispielsweise auf Firmenjubiläen zu.
Das setzt natürlich eine ungefähre Kenntnis der Gästezahl voraus. Wen wollen Sie einladen und wie schätzen Sie die Chance ein, dass die Eingeladenen auch zusagen, Erhalten Ihre Wunschgäste ca. 6 Monate vor der Party eine „Save-the-Date“ Nachricht, ist die Chance groß, dass ca. 80 bis 90% der Eingeladenen den Termin auch wirklich möglich machen können. Je persönlicher die Beziehung ist, desto größer dürfte der positive Rücklauf sein.
Unser Tipp: Achten Sie bei der Vertragsgestaltung mit Ihrer Party Location darauf, dass nicht nur die Mietkosten, sondern auch die manchmal „versteckten“ Gebühren verbindlich vertraglich vereinbart werden. Dazu gehört: Kosten für Sicherheit, Garderobe, Parkwächter, Ton, Licht, Zuschläge für Nacht- oder Wochenendarbeit, GEMA- und Reinigungskosten. Erstellen Sie auch für Ihre privaten Feste ein gutes Budget, damit es keine bösen Überraschungen gibt. Planen Sie auch, wie lange die Party dauern soll und informieren Sie Ihre Gäste in der Einladung darüber. Da auch Locations oder wir Tagungs- und Eventhotels bei unseren Mitarbeitern auf die maximalen Arbeitszeiten zu achten haben, sind hier konkrete Vereinbarungen nötig. Generell gilt: In Hotels wie dem Hotelpark Stadtbrauerei sind viele Kosten in den Mietkosten des Raumes oder der Partypauschale bereits inkludiert. In den Eventlocations oder Stadthallen gilt oft eine andere Kostenstruktur. Vom Stuhl bis zum Glas fallen beispielsweise extra Gebühren an.
Spätestens 3 bis 6 Monate vor der Veranstaltung sollte der genaue Ablauf stehen. Dabei ist ein kleiner Regieplan eine gute Idee. Im Veranstaltungs-Regieplan wird festgehalten was zu welcher Zeit (und wo) passieren soll und welche „Gewerke“ betroffen sind. Beispiel: Soll die Musik spielen, während das Essen serviert wird. Wie soll die Lichteinstellung während des Essens sein und wie während eines Show Acts. Es bietet sich eine kleine Tabelle an, in der die betroffenen Bereiche (Service, Küche, Künstler, Gastgeber, Licht, Sound) aufgenommen werden. Der Plan beginnt mit der Uhrzeit zu der alle Gewerke “Standby” sein müssen. Das sind in der Regel 30 Minuten bevor die ersten Gäste erwartet werden. Natürlich muss der Veranstaltungs-Regieplan auch allen Beteiligten, wie dem Service, der Küche, der Technik oder den Künstlern zugesendet werden.
Jetzt wird es ernst und meistens braucht die Location oder das Veranstaltungshotel ca. 3 bis 4 Wochen vor der Veranstaltung die weitgehend genaue Gästezahl. Versenden Sie daher rechtzeitig die Einladung und setzen Sie Ihren Gästen einen Termin, bis wann Sie die Zu- oder Absage „verbindlich“ erwarten. Nutzen Sie am besten ein digitales Teilnehmer-Management System. Sie sind schnell eingerichtet und für private Party sogar oft kostenlos. (zum Beispiel von Xing-Events) Wichtig: Je einfacher Sie das Antworten und Anmelden für Ihre Gäste machen, desto besser wird der Rücklauf sein. Ermöglichen Sie verschiedene Antwortwege. Nur Fax oder Postkarte sind zu wenig. Je nach Zielgruppe sind sogar Messenger Dienste für An- und Abmeldungen sehr beliebt.
Natürlich erwarten die Gäste zum 5-jährigen eines Start Ups eine andere Dekoration als zum 100 Jährigen Bestehen eines traditionsbewussten Logistikunternehmens. Deko und Licht müssen in erster Linie zum Unternehmen oder zum Gastgeber und der Gästeschar passen. Es sollte genau geplant werden. Dekorationen wie Tischwäsche und Blumen in den Unternehmensfarben werden gern genutzt. Auch besondere Effekte, wie eine Untertischbeleuchtung finden immer mehr Freunde.
Die berühmten runden 10- oder 12er Tische werden auch bei wirklich festlichen Anlässen immer seltener, denn sie sind tatsächlich nicht sehr kommunikationsfreundlich. Zeitgemäß ist ein Mix aus Tischreihen und Stehtischreihen. Viele Gäste mögen diese Kombination aus Steh- und Sitztischen, denn man kann sich leichter mit den anderen Gästen unterhalten und entspannt von Tisch zu Tisch wandern. Übrigens ist ein kleiner Plan, wie sich Ihre Gäste untereinander besser kennenlernen können, immer eine gute Idee.
Hier sollten Sie nicht sparen und die unterschiedlichen Geschmäcker der verschiedenen Gäste beachten. Daher ist ein ausgewähltes Menü manchmal schwierig. Besprechen Sie unbedingt mit Ihrer Location, wie die langen Schlangen am Büffet vermieden werden können. Beliebte ‚Schlangenvermeidungsstrategien‘ sind:
Fragen Sie am besten schon in der Einladung und bei der Anmeldung die „Unverträglichkeiten oder besonderen Wünsche, wie vegan, vegetarisch, Gluten frei oder halal mit ab. Besprechen Sie mit dem Service, wie die Gäste ihre besonderen Speisen finden oder umgedreht, wie der Service diese Gäste erkennt.
Vereinbaren Sie mit ihrem Partyhotel oder dem Caterer genau, welche Arten von Getränken angeboten werden sollen. Die Angebotsübersicht sollte auf jedem Tisch veröffentlicht werden. So vermeiden Sie enttäuschte Gesichter, wenn ein alter Cognac bestellt wird und der Kellner den Kopf schüttelt oder zur Zahlung auffordert.
Ein bereits in allen Details bekannter Ablauf ist meistens ziemlich langweilig. Alfred Hitchcock hat seine Filme nach dem folgenden Motto entwickelt: „Geben Sie den Menschen was Sie erwarten, aber tun Sie es auf eine unerwartete Art & Weise. Ein toller (unangekündigter) Show Act, der Einsatz von Spaßkellnern, eine überraschende und gut inszenierte Dessertleckerei oder einfach mal ein anderer Aperitif als „Sekt und Orange“ sind erste Ansätze. Verlassen Sie die ausgelatschten Pfade und planen Sie aktiv, die traditionellen Abläufe so zu verändern, dass sie ein überraschendes Gesamtergebnis ergeben.
Ja es gibt sie noch. Lassen Sie ein gemütliches Eckchen (im Winter heizbar) für die Raucher einrichten. Wer die Raucher und Raucherinnen einfach vor die Tür schickt, verliert sie womöglich schon am frühen Abend ganz.
„Wenn es am schönsten ist, soll man aufhören“. Ja, dieser alte Spruch ist immer noch wahr. Kommunizieren Sie das Ende ggf. schon in der Einladung, denn nichts ist trauriger als ein nur noch zu einem Drittel gefüllter Saal, mit vielen schon leeren Plätzen. Oder noch besser, bedanken Sie sich als Gastgeber zu einem guten Zeitpunkt bei Ihren Gästen und wünschen Sie eine gute Heimreise oder gute Nacht. Falls Sie nicht den Eindruck erwecken wollen, dass Sie einfach Geld sparen wollen, ist ein Locationwechsel vom Festsaal in die Hotelbar eine gute Idee (vergessen Sie bitte nicht, dies mit Ihrem Partyhotel vorher abzustimmen). So finden auch die echten Nachschwärmer noch ein schönes Plätzchen.
Vor allem wenn Ihre Party in ländlicher Gegend stattfindet, treffen Sie mit dem lokalen Taxiservice entsprechende Absprachen oder reservieren Sie gleich nahe gelegene Hotelzimmer. Im Hotelpark Stadtbrauerei richten wir gern ein online buchbares Abrufkontingent für Ihre Zimmer ein. Am schönsten ist es doch, wenn nach der Party noch maximal eine Fahrstuhlfahrt ansteht.
