Erfolgsfaktoren gelungener Veranstaltungen. Die Veranstaltungskonzeption!

Das Ziel ist nicht einfach eine Veranstaltung durchzuführen. Nein, es muss eine gute Veranstaltung sein. Wodurch zeichnen sich nun aber gute Veranstaltungen aus? Es gibt nur eine Messlatte für gute Veranstaltungen: Die Teilnehmer, Gäste, Zuhörer…. egal wie Sie sie nennen, müssen nach der Veranstaltung überzeugt sein, dass es gut investierte Zeit war. Vielleicht auch gut investiertes Geld, wenn die Teilnahme bezahlt werden musste. Aber für immer mehr Menschen ist „Zeit“ das knappere Gut.

Veranstaltungen sind nicht gelungen, wenn sich im Tagungsraum nach dem dritten Faktenvortrag gähnende Müdigkeit breit macht und die Teilnehmer nach und nach abschalten. Wenn dann auch noch in der Pause Kaffee und Kekse im dunklen Flur statt in einem die Kommunikation fördernden Pausenbereich serviert werden, dann entscheiden immer mehr Veranstaltungsteilnehmer, dass sie beim nächsten Mal lieber zu Hause bleiben. Oder eventuell lieber den einzig spannenden Impulsvortrag per ‚Live Stream‘ anschaut.

Das kann man auch gemütlich aus dem Büro erledigen. Und dies sind keine guten Prognosen für Tagungshotels. Und auch keine für Veranstaltungsorganisatoren. Deswegen müssen Gastgeber und Veranstaltungsplaner ein steigendes Interesse entwickeln, damit Präsenzveranstaltungen wirklich gut sind und den Teilnehmern in jeder Beziehung echte Mehrwerte bringen. Daher sollten auch gute Rahmenprogramme zu jeder Veranstaltung gehören.

Was aber macht eine Veranstaltung erfolgreich und die Teilnehmer glücklich und motiviert?

Natürlich gibt es Faktoren, die ein Veranstaltungsorganisator berücksichtigen muss. Jede Veranstaltung baut auf die gleichen Grundelemente: Eine Location oder das Tagungshotel, Essen und Trinken, Entertainment (z.B. die Vorträge) und Animation (ggf. geplante Interaktion). Jedes dieser Elemente muss perfekt zu den Zielen und Zielgruppen Ihrer Veranstaltung passen. Es sollte im Detail geplant sein und möglichst wenig dem Zufall überlassen werden. Überraschendes und Einzigartiges, das den Teilnehmern unerwartet eine Freude macht, muss zum Konzept gehören.

Es gilt Zielsetzungen zu erfüllen und die Erwartungen der Teilnehmer im besten Fall zu übertreffen.

Der Veranstaltungskonzeption kommt eine sehr wichtige Bedeutung zu. Dieses Konzept beschreibt die Ziele und Zielgruppen (Teilnehmer, Sponsoren), das Format, die Dauer und die Rahmenbedingungen unter denen die Veranstaltung stattfinden soll. Viele Veranstaltungsplaner tun sich in der Formulierung der Ziele schwer. Aber diese Überlegungen sind besonders wichtig, denn Ziele lassen sich nur erreichen, wenn sie klar formuliert und messbar gestaltet sind. Die Veranstaltungskonzeption ist Bauplan und Leitfaden und steuert damit die Planung, Durchführung und die Nachbereitung. Wichtig ist die systematische Konzeption. Viele Tagungsorganisatoren sagen: „ich weiß, was meine potentiellen Teilnehmer interessiert“. Die erfolgreichen Konzeptioner prüfen diese Annahmen durch Expertengespräche oder Umfragen ab.

Zum Veranstaltungskonzept gehören die folgenden Bestandteile:

Beschreibung der konkreten Zielsetzung. Warum führen wir diese Veranstaltung durch, was genau wollen wir erreichen?
Teilnehmer-, Kunden- und Zielgruppenanalyse- und Beschreibung der Zielgruppen der Veranstaltung. Am besten mit den konkreten Erwartungen der verschiedenen Teilnehmerkreise (Zuhörer, Sponsoren, sonstige Beteiligte).
Analyse des Veranstaltungstermins
Analyse konkurrierender Veranstaltungen (zeitlich und inhaltlich)
Konzeption und Beschreibung des Veranstaltungsformates (z.B. Abendveranstaltung, Tagesveranstaltung, mehrtägige Veranstaltung, Businesslunch oder Barcamp etc.)
Beschreibung der Anforderungen an den Veranstaltungsort oder das Tagungshotel.
Kalkulation der Kosten und Erlöse und Erstellung des Budgets.
Beschreibung der Veranstaltungsidee, Thema, Inhalte und die zentrale Botschaft
Der detaillierte Ablaufplan (Feinplanung)
Das Marketingkonzept mit begleitender Kommunikation (z.B. Promotion, PR- Maßnahmen, Social Media, Werbung etc.)
Benötigte zusätzliche Leistungen wie eine Eventagentur, Catering, Künstler, Technik, Hotel, Transport, Dekoration, Logistik etc.
Zeitplan mit Meilensteinen (wesentliche Aufgaben innerhalb der Planung von Zeitpunkt der Präsentation bis zum Event)
Maßnahmen zur Nachbereitung des Events