Hausmessen stärken die Kundenbindung

Was ist eigentlich eine Hausmesse?

Eine Hausmesse wird von einem Unternehmen oder einer Organisation, wie beispielsweise einem Verein oder Verband veranstaltet. Dabei kann die Hausmesse in den eigenen Räumlichkeiten des Veranstalters organisiert werden oder in einer geeigneten Location oder Messehalle in der Nähe Ihrer Kunden.

Meisten wird die Hausmesse genutzt, um den eigenen Kunden neue Produkte oder Dienstleistungen vorzustellen. Das kann über eine Ausstellung mit den hauseigenen Experten an kleinen Ständen geschehen oder noch besser über eine Kombination aus Ausstellung und Fachvorträgen oder Diskussionsrunden. Im Gegensatz zu den klassischen Messen haben Sie auf Ihrer Hausmesse keine Konkurrenz zu befürchten und können Orte auswählen, die für Ihre Zielgruppe gut erreichbar ist.

Jede Hausmesse ist anders und maßgeschneidert auf die Interessen der Messebesucher

Zwei Punkte müssen zu Beginn Ihrer Hausmessen-Planung genau formuliert werden:

1. Wer ist der ideale Besucher oder Gast Ihrer Hausmesse? Und woran hat dieser Besucher ein besonderes Interesse?
2. Welche Ziele verfolgen wir mit dieser Hausmesse? Wie machen wir die Ziele messbar?

Wenn Sie diese Fragen nicht genau beantworten können, ist kaum eine sinnvolle Konzeption für Ihre Hausmesse zu erstellen. Typische Ziele können sein: Mindestens 100 Bestandskunden folgen unserer Einladung und lernen die Vorteile unserer neuen Maschinen oder Produkte kennen. Oder: Aus unserer Interessentenliste folgen mindestens 30 potentielle Kunden unserer Einladung zu unserer Hausmesse und informieren sich über unsere Produktpalette.

Mit der Ausstellung ist es meistens nicht getan

Zeit ist ein knappes Gut und die meisten Menschen selektieren sehr genau, welchen Einladungen sie folgen und welche im Papierkorb landen. Daher müssen die folgenden Fragen in Ihre Überlegungen einfließen:

• Welche Kooperationen (z.B. mit Ihren Lieferanten) können für Ihre Besucher Mehrwerte bieten?
• Welche Fachvorträge (bitte nur von erfahrenen Referenten) könnten meine Gäste interessieren?
• Würde ein gutes Entertainment, z.B. Comedy, tolles Buffet oder eine After-Work-Party meine Zielgruppe motivieren, uns keinen Korb zu geben. Fachleute sprechen von Festivalisierung oder Festivalisation. Aus mehr oder weniger spaßbefreiten Business Events werden so gelungene Kombinationen aus Arbeit & Party. Natürlich müssen auch hier die Inhalte mit den Erwartungen Ihrer Gäste übereinstimmen. Ein Techno-DJ kommt vielleicht bei Ihren Gästen, die vielleicht über 50 sind, nicht so gut an…

Die richtige Veranstaltungszeit wählen

Auch hier gibt es keine festen Regeln, außer einer: Ihre Wunschteilnehmer müssen Zeit haben. Ca. 3 Monate vor der Hausmesse sollte eine „Save the date“- Information versendet werden. Damit man sich den Termin gern im eigenen Kalender vermerkt, müssen Sie hier schon ein bisschen verraten, worauf sich Ihre Gäste freuen dürfen. Branchenevents, Ferien, Feiertage und sogar wichtige Fußballspiele sollten natürlich nicht mit Ihrer Hausmesse kollidieren. Es sei denn, Sie planen ein Public Viewing. Dann ist das Fußballspiel natürlich kein Problem.

Falls Ihnen einige Teilnehmer besonders wichtig sind, sprechen Sie diese ruhig im Vorfeld an und klären ein paar alternative Termine.

Versicherungen beschaffen und Genehmigungen einholen

Je nach Veranstaltungsart- und Größe müssen ggf. Genehmigungen beantragt werden. Dafür gibt es in jedem Bundesland und sogar jeder Gemeinde verschiedene Voraussetzungen. Grundsätzlich ist eine „Genehmigung“ erforderlich, wenn Sie eine öffentliche Veranstaltung durchführen. Auch „private“ Veranstaltungen können genehmigungspflichtig sein, wenn sie die  Öffentlichkeit z. B. durch Lärmbelästigung beeinträchtigen kann. Findet die Veranstaltung aber in einer genehmigten Versammlungsstätte statt (wie der Stadthalle Arnstadt), muss die Veranstaltung selbst nicht nochmals genehmigt werden – es sei denn, in der Veranstaltung finden genehmigungspflichtige Vorgänge statt (z.B. weil ein Feuerwerk gezündet werden soll.

Für Hausmessen und Konferenzen können zahlreiche Versicherungen entweder gesetzlich vorgeschrieben oder sehr sinnvoll sein. Die Versicherungslösungen sind vielfältig und müssen auf das besondere Risiko für Veranstaltungen maßgeschneidert werden. Beispiele sind Elektronikversicherungen, Garderobenversicherung, Veranstalterhaftpflichtversicherung, Unfallversicherungen, Transportversicherungen oder Veranstaltungsausfallversicherungen. Es gibt besondere Makler für Eventversicherungen, deren Dienste man für eine Beratung ggf. in Anspruch nehmen sollte.

Mit der GEMA müssen Sie sich auseinandersetzen,  wenn Sie auf Ihrer öffentlichen Veranstaltung fremde Musik nutzen möchten.

Die richtige Location wählen

Natürlich ist es sehr charmant in das eigene Unternehmen einzuladen. Aber das ist wirklich nur sinnvoll, wenn es in Ihrem Unternehmen diese Voraussetzungen gibt:

• Ausreichend freie Flächen und Räume für Ausstellungen und Networking oder Vorträge.
• Ausreichend Flächen und gemütliche Bereiche für ein professionelles Catering.
• Genügend sanitäre Anlagen für die geplante Gästezahl
• Genügend Parkplätze

Eine Location wie die Stadthalle Arnstadt bietet diese Vorteile und noch mehr:

• Erfahrene Techniker für Messestände, Licht, Bühnenbau und Sound.
• Ein erfahrenes Catering Team, das stets punktgenau liefert.
• Alle erforderlichen Genehmigungen und Experten für Veranstaltungssicherheit sind vorhanden.
• Verschiedene Räumlichkeiten für unterschiedliche Veranstaltungsformate.
• Das Wissen um Abmessungen und Traglasten für Bühnen und Fahrstühle.
• Attraktive Außenflächen